Pengertian Surat Bisnis dan macamnya

Pengertian Surat dan Surat Bisnis secara umum :

a)      Surat

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

b)      Surat Bisnis

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.

Fungsi Surat Bisnis

Surat bisnis memiliki beberapa fungsi yaitu:

ü  Sarana komunikasi

ü  Alat menyampaikan sesuatu

ü  Alat bukti tertulis

ü  Alat untuk mengingat

ü  Sebagai bukti historis

ü  Sebagai pedoman kerja

Pengelompokan surat bisnis

Pengelompokan surat menurut Wujudnya

1)      Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan. Pengiriman surat bersampul biasanya melalui kantor pos dan dengan prangko.

2)      Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat dan praktis yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

3)      Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.

4)      Telegram dan Teleks

Telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.

5)      Memo dan Nota

Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal). Sedangkan Nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi di dalam organisasi.

6)      Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak dengan pihak lain.

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

1)      Surat Pribadi

Adalah surat  yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentinga atau hal-hal yang sifatnya pribadi. Penulisannya tidak perlu baku dan cenderung bersifat informal.

2)      Surat Dinas

Adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instasi pemerintah. Format penulisannya adalah baku.

3)      Surat Bisnis

Adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.

4)      Surat Sosial

Adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasnyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi mesyarakat pada umumnya.

Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya Jumlah Sasaran yang Dituju

1)      Surat Biasa

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditunjukkan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi.

2)      Surat Edaran

Adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang/suatu lembaga yang ditunjukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak. Komponen penting dalam surat edaran adalah kepala surat organisasi, nomor surat edaran, perihal/halsurat edaran, tanggal pembuatan surat edaran, nama terang pimpinan yang berwenang membuat surat edaran tersebut dan pihak-pihak yang menerima surat tebusan tersebut.

3)      Surat Pengumuman

Adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas.

Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

1)      Surat Biasa

Adalah surat yang isinya bersifat biasa, bisa beramplop dan tanpa amplop.

2)      Surat Konfidensial (terbatas)

Adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu (ditujukkan untuk pejabat tertentu dan bukan untuk disebarluaskan secara meluas dalam suatu organisasi).

3)      Surat Rahasia

Adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu dalam suatu organisasi.

Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

(1)   Surat Biasa

Adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.

(2)   Surat Segera

Adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

(3)   Surat Kilat

Adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat lainnya.

Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya           

Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi.

Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum, bagian surat untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting antara lain:

1	Kepala Surat/ Kop Surat (letterbead)	8	Paragraf Penutup (close paragraph)
2	Tanggal surat (date)	9	Salam Penutup (complimentary close)
3	Nomor, lampiran, dan perihal	10	Tanda tangan (signature)
4	Alamat tujuan surat	11	Nama jelas penanda tangan (name and title)
5	Salam Pembuka (salutation)	12	Tembusan (notation)
6	Paragraf pembuka (first paragraph)	13	Inisial (initial)
7	Paragraf Isi (body paragraph)

Untuk dapat menulis sebuah surat yang baik dan benar kita perlu memperhatikan hal-hal berikut ini yaitu sebagai berikut:

ü  Surat harus menggunakan bahasa yang baku

ü  Terdapat kop surat

ü  Tanggal surat dan alamat tujuan

ü  Memiliki nomor pengarsipan

ü  Hal, yaitu memiliki pemberitahuan mengenai isi surat

ü  Harus ditandatangani dan dibubuhi stempel instasi/badan perusahaan

ü  Terdapat tembusan surat (bila perlu)

Surat bisnis memiliki berbagai macam jenisnya yang sangat banyak contohnya sebagai berikut

o   Surat Pemesanan

Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak dalam proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (services).

o   Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagian pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.

o   Surat Pengaduan

Surat Pengaduan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi (jawaban) terbaik bagi kedua belah pihak.

o   Surat Permintaan Informasi

Surat Permintaan Informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak yang lain baik perorangan maupun lembaga.

o   Surat Ucapan Selamat

Surat Ucapan Selamat adalah surat yang dikirimkan oleh peroranggan, kelompok, maupun lembaga (institusi) yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok maupun lembaga dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

o   Surat Pemberitahuan

Surat Pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan atau organisasi.

o   Surat Penagihan

Surat Penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yang telah ditentukan.

o   Surat Peringatan

Surat Peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu.

o   Surat Perintah Kerja

Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain (seseorang atau organisasi), yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah disepakati.

o   Surat Pengumuman

Surat Pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.

o   Surat Undangan RUPS

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis, seperti keputusan yang berkaitan dengan bagaimana menentukan para manajer puncak yang benar-benar profesional di bidangnya.

o   Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai pihak yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama kuasa.

o   Surat perjanjian

    Surat perjanjian adalah surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak yang lain tentang suatu hal.